Cyfarfod Bwrdd meeting: 19 Mehefin 2024 14.00 – 16.30

Adnodd:

• Gethin Davies, Chair (GD)
• Lesley Bush (LB)
• Sioned Roberts (SR)
• Lucy Thomas (LT)
• Huw Jones (HJ)
• Nicola Wood (NW)
• Mair Gwynant, Cadeirydd ARAC (MG)
• Emyr George, Prif Weithredwr (EG)
• Ruth Davies (RD)
• Elliw Roberts (ER).

Llywodraeth Cymru:

• Megan Howarth (MH)

Effectus HR:

• Nia Bennett (NB) – eitemau 1 i 6 yn unig

Azets

• Ashley Bryan (AB) – eitem 7 yn unig

Yn arsylwi:

• Lleucu Siencyn (LS)

Ymddiheuriadau:

Dim

Croesawodd y cadeirydd pawb i’r cyfarfod gan esbonio y bydd mynychwyr nad sydd yn aelodau o’r Bwrdd yn gadael y cyfarfod ar gyfer eitem 6.

Dim i’w ddiweddaru gan yr aelodau.  Dywedodd MG ei bod wedi gwneud cais i ymuno â’r Bwrdd yn swyddogol.  Bydd yn gadael y cyfarfod pan fydd y sgwrs yn troi at faterion recriwtio i’r Bwrdd.

Nodwyd y bydd cofnodion cyfarfodydd y bwrdd yn cael eu cyhoeddi  unwaith y bydd y wefan yn weithredol.

Cytunwyd bod y cofnodion yn adlewyrchiad teg a chywir o’r cyfarfod.

Diolchodd y Cadeirydd bawb am ymateb mor gyflym ar faterion oedd angen sylw brys ers y cyfarfod Bwrdd diwethaf.Nododd y Cadeirydd fod llythyr wedi mynd at Lywodraeth Cymru ynglŷn â’r broses o benodi aelodau newydd i’r Bwrdd.

Nodwyd bod y broses adolygiadau perfformiad holl aelodau’r Bwrdd nawr wedi ei gwblhau. Gan gyfeirio at thema gyffredin ymhlith aelodau ynghylch hyfforddiant i’r Bwrdd, awgrymwyd y gellid ychwanegu awr o sesiwn hyfforddi at gyfarfodydd y bwrdd, er mwyn sicrhau’r effeithlonrwydd a’r argaeledd mwyaf posibl.

Nodwyd y bydd Ann Evans yn dychwelyd i weithio’n uniongyrchol i Lywodraeth Cymru ym mis Gorffennaf. Diolchodd GD am ei chyfraniad gwerthfawr i’r gwaith o greu a sefydlu Adnodd.

Gweithred: Bydd holiadur yn cael ei anfon allan ym mis Gorffennaf ynghylch effeithiolrwydd y Bwrdd a fydd yn cynnwys cwestiynau i helpu lunio rhaglen o hyfforddiant ar gyfer y Bwrdd.

Gan gyfeirio at y diweddariad ar statws TAW Adnodd, rhagwelir bellach y gellir adeiladu achos dros eithriad rhannol rhag TAW, ond bod angen gwneud mwy o waith i ddatblygu’r model gweithredu cyn y gellir bwrw ymlaen â’r cais

Eitem gaeedig.

Nodwyd mai fersiynau drafft yn unig o’r adroddiadau naratif i’r cyfrifon statudol ar gyfer 2023/24 oedd wedi eu cynnwys ym mhapurau’r Bwrdd. Gofynnwyd i’r Bwrdd gytuno ar y camau nesaf canlynol er mwyn gallu cyflwyno fersiynau gorffenedig i’r Bwrdd i’w cymeradwyo ym mis Medi.

1. Tîm Gweithredol, Azets a MG i drafod a chynhyrchu drafft pellach.
2. Trefnu cyfarfod ychwanegol o ARAC ym mis Gorffennaf i adolygu a chynnig sylwadau ar y drafft nesaf.
3. Tim Gweithredol ac Azets i fireinio ymhellach yn ôl yr angen
4. ARAC i adolygu adroddiadau gorffenedig ym mis Medi gan nodi unrhyw fân newidiadau fydd eu hangen er mwyn gallu argymell i’r Bwrdd i’w cymeradwyo.

Cadarnhwyd fod ARAC wedi cael cyfle i graffu’n fanwl ar y cyfrifon ar gyfer 23/24 a’u bod yn fodlon eu bod yn gywir.

Cytunodd y Bwrdd ar y camau nesaf ar gyfer mireinio a chymeradwyo y cyfrifon ac adroddiadau statudol ar gyfer 2023/24.

Eglurodd Azets fod tanwariant nodadwy wedi digwydd yn 23/24 gan ei fod wedi cymryd yn hirach na’r disgwyl i benodi Prif Weithredwr ac i osod cytundebau ar gyfer gwasanaethau corfforaethol mewn lle.

Nodwyd fod ARAC yn hapus gyda’r ffigyrau ond bod angen gwneud gwaith pellach ar yr adroddiad terfynol. Bydd Azets yn adrodd bob chwarter yn erbyn y gyllideb.

Nodwyd bod angen ystyried TAW wrth edrych ar y ffigyrau. Nodwyd bod ARAC wedi adolygu’r ffigurau’n fanwl ac wedi cwestiynu lefel uchel y gwariant ar rai cytundebau ond fe’i sicrhawyd bod y ffigurau’n gywir.

Gweithred: Cadeirydd ARAC i gwrdd ag Azets i wirio a mireinio cyflwyniad y wybodaeth ariannol o fewn y cyfrifon statudol ar gyfer 23/24, yn ogystal a’r gyllideb ar gyfer 24/25.

Cytunwyd bod y bwrdd yn derbyn yr adroddiad fel adlewyrchiad cywir o gyfrifon y cwmni.

Nodwyd bod Curshaw wedi cynghori y gallai trefn ‘cyffyrddiad ysgafn’ fod yn fwyaf tebygol o fod yn berthnasol i’r gwaith comisiynu cynnar, gan y bydd ar gyfer ‘gwasanaethau addysg’. Mewn egwyddor gellir defnyddio’r dull hwn ar gyfer dyfarniadau hyd at £600,000. Mae Curshaw yn gweithio ar y polisi caffael i gynnwys y math yma o ddull.

Gweithred: MG i weld y polisi caffael ar ffurf drafft i gadarnhau ei fod yn briodol, yn effeithiol ac nad yw’n creu risgiau annerbyniol i Adnodd.

Cadarnhawyd bod Darwin Gray wedi gwneud cais am farn bargyfreithiwr ar y dull arfaethedig, ac i nodi unrhyw risgiau posibl a sut y gellid eu lliniaru. Bydd y farn yn edrych yn benodol a ellir defnyddio dull dyfarnu uniongyrchol i gomisiynu CBAC i gynhyrchu adnoddau TGAU. Dylai’r cyngor fod ar gael o fewn tair wythnos.

Gofynnodd MG i’r cyngor gynnwys ystyriaeth o unrhyw risgiau a goblygiadau mewn perthynas â rheoli cymhorthdal.

Gweithred: Rhannu copi o’r cyngor cyfreithiol gyda MG, pan fydd wedi ei dderbyn.

Nodwyd fod angen edrych ar y ffigwr Swm Gros ar gyfer y gyllideb gomisiynu gan ei fod yn bosib na fydd pob cyflenwyr wedi eu cofrestru ar gyfer TAW. Bydd defnyddio’r ffigur hwn yn helpu i reoli’r gyllideb yn well.

Gweithred: Cytunwyd y byddai’r tîm gweithredol yn trafod y dull a’r cyngor cyfreithiol gyda Cadeirydd ARAC ac, oni bai bod unrhyw rwystr neu risg amlwg yn codi, yn bwrw ymlaen yn unol a’r camau nesaf yn y papur.

Cytunwyd i fabwysiadu yr awdurdodau dirprwyedig ar gyfer penderfyniadau caffael yn unol â’r argymhelliad a nodir yn yr atodiad a ddarparwyd.

Gweithred: Awgrymwyd y dylid dyfeisio canllaw i ategu’r trothwyon caffael ar gyfer aelodau’r bwrdd sy’n ymwneud â’r broses gwneud penderfyniadau.

Eglurwyd fod yr eitem yma yn cael ei gyflwyno er gwybodaeth, sy’n darparu diweddariad ar ymdrechion i sicrhau cyllideb ychwanegol gan Lywodraeth Cymru, ac yn trafod cyd-destun a goblygiadau strategol y gwaith.

Nodwyd bod Adnodd wedi bod yn gweithio gyda CBAC a Llywodraeth Cymru i ddatblygu yr achos busnes i geisio am cyllideb ychwanegol gan Lywodraeth Cymru i sicrhau pecyn cynhwysfawr o adnoddau addysgol i gefnogi y cylch cyntaf o gyrsiau TGAU Gwneud-i-Gymru fydd yn dechrau o fis Medi 2025. Mae’r achos busnes bellach gyda’r Tîm Partneriaeth yn Llywodraeth Cymru a’i gyflwyno i Ysgrifennydd y Cabinet am benderfyniad brys.

Bwriad y gyllideb ychwanegol fydd i ychwanegu at y buddsoddiad mae CBAC eisoes yn ei wneud mewn adnoddau newydd, er mwyn sicrhau fod pecyn cyflawn o adnoddau yn cael ei greu fydd yn ymdrin â phob elfen newydd o gynnwys ar draws bob cymhwyster TGAU caiff eu cyflwyno ym mis Medi 2025. Bydd y comisiwn arfaethedig yn galluogi CBAC i recriwtio staff ychwanegol er mwyn sicrhau capasiti digonol i gwblhau’r gwaith yn gyflym ac erbyn haf 2025 ar y man pellaf.

Mae sicrhau adnoddau i gyd-fynd gyda TGAU newydd yn un o’r prif risgiau mae Adnodd yn ei wynebu dros y ddwy flynedd nesaf. Serch hynny, mae’r cynnydd hyd yma yn addawol. Mae hefyd yn werth nodi fod Llywodraeth Cymru a CBAC yn wynebu yr un lefel o risg ag Adnodd ar y gwaith yma, sy’n cynnig sail gadarn ar gyfer cyd-weithio’n effeithiol ac effeithlon.

Nodwyd y disgwylir cyngor cyfreithiol i gadarnhau bydd y dull caffael arfaethedig yn briodol ac y bydd modd lliniaru unrhyw risgiau cysylltiedig.

Cytunwyd y byddai Cadeirydd ARAC yn cyfarfod â’r tîm gweithredol i drafod manylion ariannol a chyfreithiol y dull comisiynu arfaethedig.

Nodwyd bod y Tîm Partneriaeth yn hyderus o dderbyn penderfyniad cadarnhaol gan Ysgrifennydd y Cabinet, ac felly, mae’n bwysig nodi bod y rhaglen gomisiynu arfaethedig a drafodwyd o dan yr eitem flaenorol wedi’i datblygu ar y rhagdybiaeth y bydd Adnodd yn llwyddo i sicrhau cyllideb ychwanegol. ar gyfer adnoddau TGAU. O ganlyniad, os na fydd Adnodd yn llwyddiannus, bydd angen ail edrych ar y rhaglen gomisiynu gyfan

Nodwyd y diweddariad gan y Bwrdd ynghyd a’r ystyriaethau strategol, cyllidol a gweithredol.

Eglurwyd y bydd adroddiad cynnydd yn cael ei gynhyrchu a’i gyhoeddi a fydd yn wahanol ac ar wahân i’r adroddiadau a fydd yn cyd-fynd â’r cyfrifon statudol blynyddol.

Bydd yr adroddiad hwn cwrdd â’r dyletswydd o dan Ddogfen Fframwaith Adnodd i gynhyrchu ‘adroddiad blynyddol’ ar ein gweithgarwch ar gyfer Llywodraeth Cymru. Bydd yr adroddiad wedi ei anelu at gynulleidfa eang ac felly yn benthyg ac yn addasu rywfaint o’r adroddiad statudol er mwyn disgrifio cyraeddiadau hyd yma a chynlluniau ar gyfer y flwyddyn i ddod.

Bydd Adnodd yn gweithio gyda’n partner cyfathrebu Blue Stag ar ddiwyg yr adroddiad ac yn cyflwyno drafft i’r Bwrdd ym mis Medi.

Nodwyd fod y Cylch Gorchwyl newydd ar gyfer y pwyllgor ARAC wedi’i gytuno ac bellach yn cynnwys rhoi cyngor ar gyllid ac adnoddau dynol.  Edrychodd y pwyllgor ar y gwaith rheolaeth fewnol a’r llawlyfr llywodraethu.  Bydd y rhain yn cael eu hadolygu yn yr ARAC nesaf i wneud yn siŵr bod y risgiau hyn yn cael eu lliniaru.

Byddwn yn penodi  Llywodraeth Cymru fel archwilwyr mewnol ac Archwilio Cymru fel archwilwyr allanol.

Bydd y risgiau sy’n ymwneud gyda’r gwaith sefydlu yn cael eu integreiddio i’r brif gofrestr risg corfforaethol. Bydd trafodaeth o’r gofrestr risg yn dod ar frig yr agenda ar gyfer y cyfarfod ARAC nesaf.

Nodwyd y dylai Adnodd ddatblygu ‘datganiad o archwaeth risg’ i gyd fynd gyda’r gofrestr er mwyn gallu ystyried pa lefel o risg sy’n dderbyniol ar gyfer gwahanol weithgareddau a deilliannau.

Gweithred: Adnodd i ystyried syniadau am ddatblygu ‘archwaeth risg’ Adnodd i’w trafod gydag ARAC ym mis Medi.

Cyfarfod nesaf 16/09/2024