Cyfarfod Bwrdd Adnodd: 16 Medi 2024 14:00-17:00

Adnodd:

• Gethin Davies, Cadeirydd (GD)
• Mair Gwynant, Cadeirydd ARAC (MG)
• Lesley Bush (LB)
• Sioned Roberts (SR)
• Huw Jones (HJ)
• Natalie Jones (NJ)
• Emyr George, Prif Weithredwr (EG)
• Lleucu Siencyn, Cyfarwyddwr Strategaeth a Chyflawni (LlS)
• Ruth Davies, Rheolwr Busnes (RD)
• Branwen Edwards, Ysgrifenyddiaeth (BE)

Llywodraeth Cymru:

• Nesta Doyle (ND)

Azets:

• Lucy Dean (LD) – eitem 6 yn unig

Blue Stag:

• Dan Sargeant (DS) – eitem 10 yn unig

Croesawodd GD bawb a oedd yn bresennol i’r cyfarfod, gan gynnwys y ddau aelod newydd eu penodi, Mair Gwynant a Natalie Jones.

Nodwyd ymddiheuriadau gan Lucy Thomas a Nicola Wood

Nododd GD nad oedd unrhyw wrthdaro buddiannau wedi’i ddatgan cyn y cyfarfod.

Datganodd dau aelod eu bod ar hyn o bryd yn gweithio gyda chyflenwyr o fuddiant (Atebol a Chyngor Llyfrau Cymru).

Pwynt gweithredu: Ffurflenni datgan buddiannau i’w dosbarthu i’r aelodau er mwyn diweddaru’r Gofrestr Gwrthdaro Buddiannau.

Cytunwyd bod y cofnodion yn gofnod gwir a chywir o’r cyfarfod.

Pwyntiau gweithredu o’r cyfarfod blaenorol

Mewn perthynas â cham gweithredu 8, nodwyd bod y Polisi Caffael yn mynd rhagddo ar hyn o bryd.

Nododd MG nad oedd cofnodion eitem 6 (caeedig) wedi’u dosbarthu.

Pwynt gweithredu: Dosbarthu cofnodion ar gyfer eitem 6 (caeedig).

GD noted the expansion of the Board across various sectors and specialism.

Guidelines for online meetings were included in the papers, to provide an element of training and consistency. It is important that every member can contribute effectively during meetings, both generally and from the perspective of their specialism, particularly in relation to decision-making.

Referring to the Board’s effectiveness survey, GD noted that members had raised the need for training. The intention is to provide a short training session at the beginning of each Board meeting, starting with today’s session on the Curriculum for Wales (CfW).

Esboniodd EG fod presenoldeb Adnodd mewn cyfarfod o’r Bwrdd Strategol Adnoddau Addysgol (ERSB) wedi’i ohirio er mwyn caniatáu cyfarfod mewnol o Lywodraeth Cymru (LlC) i drafod cyllideb a blaenoriaethau Adnodd.

Bydd cyfarfod rhwng Adnodd ac Ysgrifennydd y Cabinet dros Addysg, a drefnwyd ar gyfer 18 Medi, yn gyfle i drafod rôl ac uchelgeisiau’r cwmni, gyda golwg ar ddod i ddeall ei blaenoriaethau hithau a sut y gall Adnodd adlewyrchu’r rheiny wrth i’r weledigaeth a’r strategaeth ddatblygu.

Bydd y Cyfarwyddwr Addysg presennol yn gadael ei swydd ddiwedd mis Hydref. Mae Cyfarwyddwr dros dro wedi’i phenodi, sydd ar hyn o bryd yn Ddirprwy Gyfarwyddwr gyda chyfrifoldeb am wella ysgolion a chymwysterau.

Eglurodd EG y bydd cyfarfod o’r ERSB yn cael ei drefnu ym mis Hydref i drafod yr amcanion a’r blaenoriaethau mewn perthynas â’r gyllideb, gyda chyfarfod pellach i’w drefnu ym mis Rhagfyr.

Mae adolygiad haen ganol LlC yn parhau, gyda phenderfyniadau ar sut i weithredu’r canfyddiadau i’w cadarnhau y tymor hwn. Nodwyd y gallai Adnodd gynnig rhai adnoddau addysgol a chymorth a ddarparwyd yn flaenorol gan Gonsortia Rhanbarthol ar lefel genedlaethol.

Sicrwydd

Nododd MG y cafwyd sicrwydd ar ffurf cyngor cyfreithiol mewn perthynas â phrosesau comisiynu a chaffael Adnodd.

Nodwyd bod y Pwyllgor yn fodlon bod gwaith yn mynd rhagddo mewn perthynas â rheolaethau mewnol a threfniadau llywodraethu, ond bod angen rhagor o waith ar seiberddiogelwch a’r Polisi Cyllid. Mae gwaith ar y Polisi Cyllid yn cael ei flaenoriaethu, gyda drafft gweithio i’w gwblhau erbyn diwedd mis Medi. Mae gwaith ar geisio achrediad seiberddiogelwch i fod i ddechrau yn fuan.

Mae angen gwaith pellach ar y Llawlyfr Corfforaethol, i sicrhau ei fod wedi ei ffocysu yn ymarferol ac yn benodol i gyfansoddiad a gweithgareddau Adnodd. Bydd drafft terfynol yn cael ei gyflwyno i’r Bwrdd yn ei gyfarfod nesaf.

Risg

Nodwyd bod angen gwaith pellach i fireinio’r gofrestr risg, i sicrhau ei fod yn adlewyrchu’r cynnydd a wnaed wrth sefydlu Adnodd a’r symudiad i ffocws mwy gweithredol. Bydd y gofrestr risg yn cael ei hailwampio fel rhan o’r gwaith i ddatblygu Polisi Rheoli Risg, a fydd hefyd yn cynnwys datganiad o archwaeth risg Adnodd i’r Bwrdd ei ystyried.

Archwilio

Mae Archwilio Cymru bellach wedi cytuno’n ffurfiol i weithredu fel Archwilwyr Allanol ar gyfer Adnodd, gan ddechrau gyda’r flwyddyn ariannol gyfredol (2024/25).

Cyfarfu ARAC â Helen Morris o wasanaeth Archwilio Mewnol Llywodraeth Cymru. Bydd gwaith archwilio yn cychwyn tua diwedd 2024/25 a bydd ARAC yn adolygu’r cynllun archwilio perthnasol ar gyfer 2024/25 a 25/26.

Cyngor

Eglurodd EG y ceisiwyd cyngor cyfreithiol gan Darwin Gray i gadarnhau a oes angen proses gaffael gystadleuol, oherwydd natur cytundeb gwasanaethau a rennir gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili a gwasanaeth archwilio mewnol LlC.

Cyfrifon statudol

Cadarnhawyd mai’r Bwrdd sy’n gyfrifol am gymeradwyo’r cyfrifon statudol, a’u cymeradwyo gan EG fel swyddog cyfrifyddu, cyn eu cyflwyno i Lywodraeth Cymru ac i Dŷ’r Cwmnïau wedi hynny.

Argymhellwyd y cyfrifon statudol gan ARAC i’r Bwrdd eu cymeradwyo.

Penderfyniad: Cymeradwywyd y cyfrifon statudol.

Adroddiad cyllid

Darparwyd trosolwg o’r adroddiad cyllid ar gyfer chwarter un. Y prif bwynt i’w nodi yw bod gwariant ar gyfer chwarter un ar y trywydd iawn, a rhagwelir y bydd tanwariant cymhedrol ar gyfer 2024-25.

Cadarnhaodd ARAC y dylid cynnwys proses ar gyfer trosglwyddiadau cyllideb yn y Polisi Cyllid, ac y dylid monitro’r gyllideb gomisiynu’n agos, oherwydd y risgiau posibl i enw da Adnodd o danwario yn ei gyllideb.

Rhoddodd EG drosolwg o’r gwaith i sicrhau cyllid ychwanegol gan LlC i gomisiynu CBAC i ehangu ei gyfres arfaethedig o adnoddau i gyd-fynd â’r cymwysterau TGAU newydd, sydd i ddechrau ym mis Medi 2025.

Roedd papur pedwar yn cynnwys crynodeb o’r gwaith a gwblhawyd hyd yma, gan gynnwys y cyngor cyfreithiol sy’n cymeradwyo ac yn cefnogi dull Adnodd o gomisiynu.

Bydd pecyn cyffredinol CBAC yn cynnwys cyfres gynhwysfawr o adnoddau i gefnogi dysgwyr ac ymarferwyr i baratoi ar gyfer y cymwysterau newydd. Cadarnhawyd y bydd y pecyn cyflawn ar gael ar-lein ac yn rhad ac am ddim, gyda chyfeirio gan HWB i blatfform adnoddau ar-lein CBAC. Bydd ymarferwyr hefyd yn gallu teilwra’r adnoddau i gyd-fynd â chynllun cwricwlwm eu hysgolion. Cadarnhawyd y bydd yr holl adnoddau a gynhwysir yn y pecyn, gan gynnwys y rhai a ddatblygwyd ar gost CBAC, yn cael eu brandio â logos Adnodd, LlC a CBAC.

Amlygodd EG bwysigrwydd y gwaith hwn fel comisiwn mawr cyntaf Adnodd, a fydd, oherwydd ei faint a’i natur, yn denu diddordeb sylweddol o’r sector. Yr argymhelliad yw bod aelod o’r Bwrdd yn cael ei enwebu i weithio gyda’r tîm wrth i’r trefniadau gael eu cwblhau, ac i gymeradwyo dyfarnu’r contract – yn unol â’r polisïau caffael a chyllid drafft.

Cododd MG dri risg bosibl i Adnodd mewn perthynas â chomisiwn CBAC:

1. ariannol – risg o beidio â gwneud defnydd llawn o’r cyllid sydd ar gael gan LlC yn y flwyddyn ariannol gyfredol hon
2. cyfreithiol – bellach wedi gostwng o ganlyniad i’r cyngor cyfreithiol
3. enw da – mae perthnasedd yr adnoddau yn seiliedig ar ymgynghoriad rhanddeiliaid CBAC

Mewn ymateb, cadarnhaodd EG fod manylion cynllun wrth gefn wedi ei gynnwys yn y cytundeb, i ganiatáu ar gyfer ail-gydbwyso cyllidebau rhwng Adnodd a CBAC, i liniaru’r risg o danwariant yn y flwyddyn ariannol hon (2024/25).

Enwebwyd NJ fel yr aelod o’r Bwrdd i gefnogi prosiect comisiwn CBAC.

Penderfyniad: Cymeradwyodd y Bwrdd y dull a amlinellwyd ym mhapur pedwar mewn perthynas â phrosiect CBAC.

Gan gyfeirio at bapur pump, eglurodd LlS y bydd Adnodd, fel sefydliad newydd, yn treialu modelau comisiynu amrywiol yn ystod ei flwyddyn gyntaf.

Mae cytundebau ar gyfer y prosiectau dyfarnu uniongyrchol a gyflwynwyd i’r Bwrdd yn y cyfarfod diwethaf ym mis Gorffennaf yn cael eu llunio ar hyn o bryd. Cynhelir trafodaethau i gytuno ar gerrig milltir penodol i fonitro’r gwariant yn agos ac i liniaru’r risg o danwariant.

Erys ffigwr o £36,000 ar gyfer proses gomisiynu gystadleuol bellach ar ffurf cais am gynigion. Yn y broses benderfynu, bydd y tîm yn ystyried blaenoriaethau datganedig LlC a’r cwmpas cyffredinol ar draws Meysydd Dysgu a Phrofiadau’r Cwricwlwm i Gymru i sicrhau bod dosbarthiad teg ar draws yr holl flaenoriaethau.

Eglurodd EG y bydd gofyn i gyflenwyr ddarparu gwybodaeth fanwl mewn perthynas â’u costau disgwyliedig. Ar gyfer contractau mwy fel CBAC, bydd gofyn am gyfrifo llyfr agored. Bydd Adnodd yn cynnal asesiad gwerth am arian ar gyfer pob dyfarniad uniongyrchol, yn seiliedig ar wybodaeth ariannol a ddarparwyd gan y cyflenwyr, cyn cytuno ar gontract.

Rhoddodd EG drosolwg o gynnig ARAC i’r Bwrdd ddirprwyo awdurdod i ARAC gymeradwyo a rheoli’r mwyafrif o bolisïau AD, ac eithrio polisïau penodol y dylid eu cadw ar gyfer y Bwrdd.

Penderfyniad: Cytunodd y Bwrdd i ddirprwyo awdurdod ar gyfer adolygu a chymeradwyo polisïau AD Adnodd i ARAC, ac eithrio’r polisïau canlynol a fydd yn cael eu cadw i’r Bwrdd:

• Cod Ymddygiad y Bwrdd
• Gwrthdaro Buddiannau
• EDI / Cydraddoldeb ac Amrywiaeth
• Polisi treuliau sy’n berthnasol i bob gweithiwr ac aelod bwrdd
• Polisi gweithio hyblyg
• Polisi gweithio ystwyth
• Anrhegion, Llwgrwobrwyo a Lletygarwch
• Polisi gwobrwyo
• Polisi’r Gymraeg
• Polisi Iechyd a Diogelwch

Diolchodd y GD i’r aelodau am eu penderfyniad (a wnaethpwyd o bell y tu allan i gyfarfodydd y Bwrdd a drefnwyd) i gymeradwyo’r teitl a’r raddfa uwch ar gyfer Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol, ac i ymestyn contract y Rheolwr Busnes interim.

Penderfyniad: Cymeradwyodd y Bwrdd y diwygiadau i strwythur staffio Adnodd drwy benderfyniad o bell ar 3 Medi 2024.

Derbyniwyd hysbysiad gan LlC y bydd cyflogau’r Gwasanaeth Sifil yn cynyddu 5% o fis Ebrill 2024. Bydd trafodaethau ynglŷn â’r cynnig ar gyfer staff Adnodd yn cael eu cynnal yn ystod cyfarfod arbennig o ARAC ym mis Hydref, gydag argymhelliad yn cael ei gyflwyno i’r Bwrdd i’w gymeradwyo cyn cyfarfod mis Rhagfyr

Cyflwynodd LlS yr Adroddiad Perfformiad Blynyddol drafft, gan egluro ei fod yn seiliedig ar gynnydd yn erbyn yr amcanion a osodwyd yn llythyr cylch gwaith LlC.

Croesawodd MG strwythur yr adroddiad. Er mwyn symlrwydd ac effeithlonrwydd, awgrymodd y gellid integreiddio’r cyfrifon a’r adroddiadau statudol blynyddol a’r adroddiad perfformiad blynyddol mewn un ddogfen yn y dyfodol.

Cyflwynwyd Blue Stag fel y partner cyfathrebu a marchnata, a rhoddodd drosolwg o’i waith i Adnodd, gan gynnwys cefnogi’r gwaith o fapio ac ymgysylltu â rhanddeiliaid.

Nodwyd y bydd tudalen lanio i wefan Adnodd, yn cael ei lansio ddiwedd mis Medi. Bydd y wefan gyfan, llawn nodweddion a chynnwys yn cael ei lansio ym mis Tachwedd.

Nododd Blue Stag y gwaith sydd wedi’i wneud i ddatblygu brand Adnodd, gan gynnwys nwyddau, arweiniad tôn llais ac arddull darlunio.

Wrth ymateb i ymholiad gan aelod ynglŷn ag amserlen gyfathrebu, cadarnhaodd Blue Stag y bydd mwy o weithgarwch ar draws sianeli Adnodd dros yr wythnosau nesaf. Mae hyn yn cael ei reoli trwy galendr cynnwys sy’n cynnwys cerrig milltir allweddol ar gyfer cyhoeddi cynnwys.

Pwynt gweithredu: Blue Stag i rannu’r calendr cynnwys gydag aelodau’r Bwrdd.

Pwynt gweithredu: Mapio rhanddeiliaid i’w gynnwys yn y ddarpariaeth hyfforddi a datblygu ar gyfer y Bwrdd.

Nodwyd yr argymhelliad i adnewyddu’r gofrestr risg i sicrhau ei bod yn gyfredol ac yn gywir, ynghyd â chynhyrchu Polisi Rheoli Risg i nodi archwaeth risg ac agosrwydd risg.

Penderfyniad: Cymeradwyodd y Bwrdd yr argymhelliad i ddiweddaru’r gofrestr risg yn unol â’r drafodaeth yn ARAC.

Cyfarfod nesaf 18/12/2024.