Cyfarfod Bwrdd Adnodd: 18 Rhagfyr 2024 14:00-17:00

Adnodd:

• Gethin Davies, Cadeirydd (GD)
• Mair Gwynant, Cadeirydd ARAC (MG)
• Lesley Bush (LB)
• Sioned Roberts (SR)
• Huw Jones (HJ)
• Nicola Wood (NW)
• Natalie Jones (NJ)
• Emyr George, Prif Weithredwr (EG)
• Lleucu Siencyn, Cyfarwyddwr Strategaeth a Chyflawni (LlS)
• Ruth Davies, Rheolwr Busnes (RD)
• Branwen Edwards, Ysgrifenyddiaeth (BE)

Llywodraeth Cymru:

• Siwan Jones (SJ)

Darwin Gray:

• Fiona Sinclair (FS) – eitemau 11 a 12 yn unig

Croesawodd GD bawb i’r cyfarfod.  

Dywedodd GD y bydd RD yn gadael Adnodd ar 20 Rhagfyr. Diolchodd iddi ar ran y Bwrdd am ei chyfraniad i’r gwaith o sefydlu Adnodd yn ystod ei 9 mis fel Rheolwr Busnes a dymunodd yn dda iddi yn y dyfodol. 

Dywedodd GD y bydd Kirsty Davies yn ymuno ag Adnodd fel Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol ar 6 Ionawr 2025. 

Dywedodd GD nad oedd unrhyw wrthdaro buddiannau wedi’u datgan cyn y cyfarfod.  

Soniodd un aelod am waith y mae’n ei wneud i Atebol ac Y Lolfa, ac ar hyn o bryd mae wedi cael grant i awduron gan Gyngor Llyfrau Cymru.  

Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau pellach. 

16 Medi 2024 

Cytunwyd bod y cofnodion yn gofnod cywir a gwir o’r cyfarfod. 

14 Tachwedd 2024 

Cytunwyd bod y cofnodion a rannwyd cyn y cyfarfod yn gofnod cywir a gwir o’r cyfarfod. 

Bydd cofnodion yr eitem gaeëdig yn cael eu dosbarthu maes o law. 

Yn dilyn ymddiswyddiad LT, cadarnhawyd na fydd ei lle ar y Bwrdd yn cael ei lenwi ar unwaith gan fod cyfansoddiad presennol y Bwrdd yn gynrychioliadol ac yn cynnig ystod ddigonol o sgiliau a phrofiadau. Bydd ymddiswyddiad LT o’r Bwrdd yn dod i rym ar 8 Ionawr 2025; bydd Tŷ’r Cwmnïau’n cael gwybod am y newidiadau. 

Diolchodd GD i LT ar ran y Bwrdd am ei gwaith i Adnodd yn ystod ei thymor. 

Cam gweithredu: Anfon llythyr ffurfiol at LT yn diolch iddi am ei gwaith ar ran Adnodd a’r Bwrdd.  

Dywedodd GD y bydd y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol newydd yn gweithio gyda’r Tîm Partneriaeth yn y flwyddyn newydd i gynllunio ar gyfer olyniaeth y Bwrdd yn 2026. Bydd cynnig yn cael ei gyflwyno i’r Bwrdd yn y cyfarfod nesaf yng nghyswllt y broses a’r camau nesaf ar gyfer yr aelodau y mae eu cyfnodau’n dod i ben yn 2026. 

Cam gweithredu: Cyflwyno cynnig drafft ar gyfer olyniaeth y Bwrdd yng nghyfarfod y Bwrdd ym mis Mawrth 2025. 

Bydd cyfarfod Bwrdd mis Mawrth yn raglen deuddydd. Bydd y sesiwn gyntaf yn cynnwys gweithdy Strategaeth gyda Chomisiynydd Cenedlaethau’r Dyfodol yn cyfrannu, a chyfarfod ffurfiol yn cael ei gynnal ar yr ail ddiwrnod. 

Cam gweithredu: Dyddiadau posibl ar gyfer rhaglen dau ddiwrnod y Bwrdd i’w rhannu. 

Dywedodd GD fod yr Adroddiad Cynnydd Blynyddol wedi’i gyhoeddi’n ddiweddar ar wefan Adnodd ac ar y cyfryngau cymdeithasol. Roedd Adnodd hefyd wedi ysgrifennu’n ffurfiol at Ysgrifennydd y Cabinet i rannu’r adroddiad. 

Dywedwyd bod cyfrifon blynyddol statudol yr adroddiad wedi eu ffeilio’n ddwyieithog gyda Thŷ’r Cwmnïau ac y byddan nhw’n cael eu diweddaru ar wefan Tŷ’r Cwmnïau maes o law.  

Mae’r Cynllun Corfforaethol sydd wedi’i gynnwys yn y papurau yn rhoi cipolwg i’r aelodau o gynnydd gyda lefel briodol o fanylder. Bydd y broses o gyflwyno amcanion a gweithgareddau gweithredol Adnodd yn datblygu ymhellach fel rhan o’r gwaith cynllunio ar gyfer y flwyddyn ariannol sydd i ddod.  

Gadawodd RD, BE a LlS y cyfarfod ar gyfer yr eitem gaeëdig ynghylch cynnig cyflog y staff. 

Cofnodion caeëdig. 

Dychwelodd RD, BE a LlS i’r cyfarfod.  

Eglurodd EG fod trydydd cyfarfod y Bwrdd Strategol Adnoddau Addysgol (ERSB) wedi’i gynnal ar 17 Rhagfyr. Cadarnhaodd swyddogion LlC fod y gyllideb ddrafft a gyhoeddwyd ar 10 Rhagfyr yn cynnwys cynnydd cyffredinol arfaethedig yn y gyllideb addysg. Mae angen rhagor o waith nawr ar draws y gyfarwyddiaeth addysg i baratoi cyllidebau adrannol i’w cymeradwyo gan weinidogion; bydd angen i hyn symud ymlaen ymhellach cyn y gellir gweld y goblygiadau posibl ar gyfer gwaith a chyllideb Adnodd.  

Bydd cyfarfod ERSB mis Mawrth yn ceisio cytuno’n ffurfiol ar ddyraniad cyllideb cyffredinol Adnodd, a’i flaenoriaethau a’i amcanion strategol. 

Mae’r is-adran Cymraeg 2050 wedi dweud y bydd yn ymrwymo £2.4m tuag at gyllideb 25/26 Adnodd, sy’n debygol o gynnwys darpariaeth i dalu cost y contractau newydd sydd wedi’u dyrannu i Adnodd yn ddiweddar. Mae is-adran Cwricwlwm i Gymru hefyd wedi dweud y bydd yn rhoi rhywfaint o gyllid, ond nid yw’r union ffigyrau wedi’u cadarnhau eto.  

Yn dilyn y cyfarfod monitro chwarterol cyntaf â CBAC, cadarnhaodd EG fod y gwaith o lunio adnoddau ar gyfer y cymwysterau TGAU newydd yn mynd rhagddo’n gynt ac yn fwy cost-effeithlon na’r disgwyl . Ar hyn o bryd mae adnoddau ychwanegol yn cael eu targedu i’w datblygu fel rhan o’r contract. Bydd y rhain yn targedu cynnwys ychwanegol ar gyfer y cymhwyster Hanes TGAU yn bennaf. Fel rhan o’r cytundeb, mae CBAC yn rhannu gwybodaeth am y gyllideb gydag Adnodd, mewn fformat cyfrifyddu llyfrau agored, sy’n gynsail ar gyfer sut y gall Adnodd sicrhau a dangos tystiolaeth gwerth am arian wrth ddyfarnu a monitro prosiectau ar raddfa fawr yn y dyfodol. 

Mae’r papur yn rhoi gwybodaeth am weithgareddau cyfathrebu a marchnata. Bydd diweddariad gan Blue Stag yn cael ei rannu ag aelodau yn dilyn y cyfarfod, a bydd hwnnw’n cynnwys gwybodaeth am ffigurau traffig ar wefannau ac ar y cyfryngau cymdeithasol. 

Aeth staff Adnodd i weithdy cynhyrchiol gyda Blue Stag ar 10 Rhagfyr. Mae calendr cynnwys cynhwysfawr ar gyfer chwarter cyntaf 2025 yn cael ei gwblhau ar hyn o bryd. 

Penodwyd Miller Research i ymgymryd â’r gwaith ymchwil profiad defnyddiwr ar ran Adnodd. Disgwylir i’r gwaith ymchwil gael ei gyhoeddi ar ddechrau’r flwyddyn ariannol newydd a bydd yn cyfrannu at strategaeth Adnodd. 

Cam gweithredu: Estyn gwahoddiad i Miller Research gyflwyno canfyddiadau’r prosiect ymchwil i’r Bwrdd cyn eu cyhoeddi. 

Dywedodd MG fod y Pwyllgor wedi cael ei gynnull ar gyfer dau gyfarfod ers i’r Bwrdd gyfarfod ddiwethaf ym mis Tachwedd.  

Roedd y prif bwyntiau o gyfarfod cyffredin y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (ARAC) ar  

2 Rhagfyr yn cynnwys: 

• Archwiliad mewnol – roedd yr amserlen ar gyfer yr archwiliad mewnol wedi’i diwygio ar gais yr archwilwyr. Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd gan yr archwilwyr i roi rhywfaint o fewnbwn i’r cyfrifon ar gyfer 2024-25. 

• Cofrestr risg – bydd aelodau’n asesu’r cynnydd a wnaethpwyd o ran y gofrestr ers iddi gael ei chyflwyno i’r Bwrdd y tro diwethaf. Bu’r Pwyllgor hefyd yn trafod drafftio cychwynnol o Bolisi Risg a datganiad o archwaeth risg.

• Dulliau rheoli mewnol – rhoddwyd sicrwydd i ARAC ar lafar o ran y dulliau rheoli mewnol gan gynnwys cwblhau’r modiwl Cyber Essentials. Bydd y Pwyllgor yn edrych yn fanwl ar y dulliau rheoli mewnol yn ystod ei gyfarfod nesaf er mwyn adrodd arnyn nhw yn y cyfrifon ar gyfer 24-25. 

• Cyllid – trafododd y Pwyllgor yr adroddiad cyllid ar gyfer chwarter 2 a’r gyllideb ar gyfer 2025-26 yn fanwl. Y prif risgiau a godwyd yng nghyswllt 2024-25 oedd y risg o danwariant wrth gomisiynu. Ers hynny mae cynnydd sylweddol wedi’i wneud yn ystod chwarter tri. Sicrhawyd bod cynnydd yn cael ei fonitro’n agos tan ddiwedd y flwyddyn ariannol. Byddai cyllid ychwanegol yn ystod y flwyddyn yn cael ei groesawu ond mae’n peri risg o roi pwysau ychwanegol ar staff. 

• Cyllideb 2025-26 – mae’r ansicrwydd parhaus ynglŷn â chyllideb y flwyddyn nesaf yn codi’r cwestiwn a oes angen dadansoddiad o sensitifrwydd i ystyried gwahanol sefyllfaoedd. 

• Effeithiolrwydd y pwyllgor – mae holiadur wedi’i ddosbarthu i’r aelodau ei lenwi erbyn mis Ionawr. Bydd ei ganfyddiadau yn cael eu cyflwyno i’r Bwrdd ym mis Mawrth. 

Soniodd LlS am y cynnydd sylweddol ers y cyfarfod diwethaf. Roedd pob un ond un o gontractau’r dyfarniadau uniongyrchol wedi’u llofnodi, gyda chynnydd da eisoes yn cael ei wneud tuag at gerrig milltir wrth gyflawni a thalu. 

Mae’r ffenestr Cais am Gynigion bellach ar agor i nifer cyfyngedig o gyflenwyr. Anogir y rheini sy’n gwneud cynigion i ganolbwyntio ar feysydd yn y cwricwlwm na chawson nhw’u blaenoriaethu yn ystod y broses ddyfarnu uniongyrchol.  Trefnwyd sesiynau galw heibio gyda chyflenwyr sydd â diddordeb i drafod eu dull o ddatblygu cynigion gydag aelodau’r Tîm Comisiynu. 

Cytunwyd ar brosiect ymgysylltu â rhanddeiliaid gydag e-sgol. Bydd yn ymgynghori ag ymarferwyr yng nghyswllt Llinell Amser Hanes Cymru drwy arolwg a chyfres o weithdai sydd i’w cynnal ddechrau 2025. 

O ran y cyllid ychwanegol yn ystod y flwyddyn a gynigiwyd i Adnodd yn dilyn datganiad Ysgrifennydd y Cabinet ym mis Tachwedd, mae’r Tîm Comisiynu wedi clustnodi pedwar prosiect addas y gellid eu cyflawni erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.  

Bydd yr adnoddau y mae CBAC yn eu datblygu ar gyfer Adnodd yn ddigidol ac felly bydd modd i ddysgwyr â nam ar eu golwg ddefnyddio offer hygyrchedd. Fodd bynnag, mae addasu adnoddau wedi’u hargraffu ar gyfer gwahanol anghenion yn parhau i achosi heriau, o ran amser a chost, ac mae’n rhywbeth y bydd Adnodd yn ei ystyried ymhellach wrth gomisiynu yn y dyfodol. 

Cam gweithredu: Adolygu’r wybodaeth am gomisiynu a gyflwynir i gyfarfodydd y dyfodol, a honno i gynnwys: 

• y Maes Dysgu a Phrofiad 

• y cyfnod(au) dysgu 

• math a nifer yr adnoddau i ddangos gwerth am arian 

Eglurodd EG fod Adnodd yn disgwyl arwain y gwaith o ddatblygu a chynnal strategaeth gynnwys ar gyfer adran adnoddau Hwb, gyda chyfraniad a chytundeb gan dimau polisi LlC, i helpu i benderfynu pa adnoddau sy’n cael eu cynnal ar Hwb a sut maen nhw’n cael eu cyflwyno. Bydd Tîm Hwb yn parhau’n gyfrifol am gyhoeddi adnoddau ar HWB, am wirio eu bod yn cydymffurfio’n dechnegol, yn ogystal ag am sicrhau gweithrediad cyffredinol y platfform, a’r gwaith o’i gynnal a’i gadw.

Nodwyd gan LlS fod y ddogfen a ddarparwyd yn amlinellu sut y bydd y strategaeth yn cael ei llunio yn dilyn trafodaethau yn y gweithdy, a fydd yn sail i rannu drafft cyntaf y strategaeth â’r Bwrdd ddechrau’r flwyddyn newydd.  

Dywedodd LlS fod Comisiynydd y Gymraeg a Chomisiynydd Cenedlaethau’r Dyfodol Cymru wedi cynnig bod yn ffrindiau beirniadol i Adnodd er mwyn rhoi adborth am y strategaeth,  

Cam gweithredu: Trefnu gweithdy rhithwir ychwanegol gyda’r Bwrdd i ddatblygu’r strategaeth ymhellach. 

Eglurodd EG fod y gyllideb dros dro a ddangosir yn y papurau yn rhai dangosol a bod ARAC wedi’u trafod yn fanwl. Mae’r gyllideb yn sail ar gyfer trafodaeth bellach â LlC. 

Bydd y strwythur staffio yn cael ei ailystyried ym mis Mawrth pan fydd mwy o sicrwydd o ran y gyllideb a blaenoriaethau Adnodd yn y dyfodol. Bydd y mathau o swyddi’n cael eu hadolygu i sicrhau bod recriwtio’n ychwanegu gwerth yn y meysydd mwyaf perthnasol er mwyn cynyddu capasiti Adnodd. Ar ôl dechrau yn ei swydd, bydd y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol newydd yn ystyried a allai darparu rhai gwasanaethau allanol yn fewnol sicrhau arbedion cyffredinol.  

Soniodd GD am bwysigrwydd sicrhau bod y Bwrdd yn cymeradwyo’r cynllun busnes a’r gyllideb cyn diwedd y flwyddyn ariannol bresennol. 

Rhoddodd EG drosolwg o’r gofrestr risg wedi’i hadnewyddu, a addaswyd ymhellach yn dilyn gwaith craffu gan ARAC.  Dywedodd fod y gofrestr yn ddogfen realistig a thryloyw i’r Bwrdd. 

Gan gyfeirio at y parodrwydd i dderbyn risg, dywedodd MG y byddai’n well bod yn ofalus gyda risgiau cydymffurfio, a bod yn fwy agored i risgiau yng nghyswllt comisiynu. 

Croesawyd FS o Darwin Gray i’r cyfarfod. 

Gyda chymorth y tîm yn Darwin Gray, dywedodd EG fod cynnydd sylweddol wedi’i wneud o ran mireinio ac ehangu’r gyfres o bolisïau adnoddau dynol. O ran y polisïau a rannwyd â’r Bwrdd cyn y cyfarfod, dywedodd fod yr holl bolisïau a gafodd eu dirprwyo i ARAC wedi’u cymeradwyo a’u cyflwyno i’r Bwrdd eu gweld. Roedd ARAC wedi argymell cadw dau bolisi i’r Bwrdd eu hadolygu a’u cymeradwyo: y polisi Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant, a’r polisi Gweithio’n Hyblyg. 

Esboniwyd y bydd angen rhagor o waith ar rai polisïau yn dilyn adolygiad ARAC ac y bydd angen datblygu ychydig o bolisïau ychwanegol hefyd. Bydd y gwaith ar y polisïau sy’n weddill yn parhau ym mis Ionawr gyda’r nod o sicrhau bod y Bwrdd yn cymeradwyo’r holl bolisïau ym mis Mawrth. 

Penderfyniad: Cymeradwyodd y Bwrdd y Polisi Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant a’r Polisi Gweithio’n Hyblyg. 

Wrth roi trosolwg o’r papur, esboniodd FS fod LlC yn gofyn i Adnodd ymgynghori â staff ar faterion penodol. Dywedwyd yr ymgynghorwyd â staff Adnodd yn ddiweddar yng nghyswllt y cynnig cyflogau, a dderbyniwyd gan bob aelod o staff ar ôl hynny. 

O ran ymgynghori, eglurwyd mai’r cwestiwn cyntaf fydd yn cael ei ofyn i staff fydd a fydden nhw’n dewis i undeb eu cynrychioli yn hyn o beth, ynteu a fyddai’n well ganddyn nhw wneud hyn drwy fforwm staff. 

Dywedodd FS fod y papur yn gofyn am gymeradwyaeth y Bwrdd i fwrw ymlaen â’r gwaith o ymgynghori â’r staff presennol ynghylch y dulliau ymgynghori â staff. 

Dewisodd yr Aelodau fformat ystwyth a hyblyg i ymgynghori â staff gan ganiatáu addasu’r broses pan fydd nifer staff y sefydliad yn tyfu. 

Penderfyniad: Cymeradwyodd y Bwrdd y cynnig i ymgynghori â’r staff presennol ynghylch y dulliau ymgynghori a’r amserlen a nodir yn y papur. 

Dywedodd EG pa mor bwysig yw cynnal trafodaeth ar lefel Bwrdd i sefydlu safbwynt Adnodd o ran datgan rhagenwau. Nodwyd bod y papur yn cynnwys cyfeiriad at gyngor ac ystyriaethau o ffynonellau eraill.  

Yn dilyn trafodaeth lawn ac ystyriol, cytunwyd y dylai Adnodd fabwysiadu safiad niwtral ar rannu rhagenwau a ffefrir, gan alluogi staff ac aelodau’r Bwrdd i ddatgan eu rhagenwau pe baen nhw’n dymuno gwneud hynny. 

Penderfyniad: Y Tîm Gweithredol i ddrafftio polisi am rannu rhagenwau a ffefrir i adlewyrchu safiad niwtral Adnodd, a chynnwys canllawiau ar sut y gall staff rannu eu rhagenwau dewisol os ydyn nhw’n dymuno gwneud hynny. Bydd y polisi drafft yn cael ei adolygu yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd ym mis Mawrth. 

Rhannodd GD ddyddiadau cyfarfodydd 2025, ac atgoffodd aelodau’r Bwrdd y bydd y dyddiadau ar gyfer y cyfarfod deuddydd ym mis Mawrth yn cael eu rhannu yn y flwyddyn newydd. 

Cam gweithredu: Cynnwys Deallusrwydd Artiffisial ar yr agenda ar gyfer gweithdy ar-lein Datblygu Strategaeth y Bwrdd.