Cyfarfod Bwrdd Adnodd: 19 Mawrth 2024 09:00-13:00

Adnodd:

• Gethin Davies, Cadeirydd (GD)
• Mair Gwynant, (MG)
• Lesley Bush (LB)
• Sioned Roberts (SR)
• Huw Jones (HJ)
• Lucy Thomas (LT)
• Nicola Wood (NW)
• Emyr George, Prif Weithredwr (EG)
• Ann Evans (AE)
• Elliw Roberts (ER)

Azets:

• Lucy Dean (LD)

EffectusHR:

• Nia Bennett (NB)

Estynnwyd groeso i Lucy Dean o gwmni Azets sydd yn gweithio gydag Adnodd ar y gwaith cyllid a Nia Bennett, ymgynghorydd AD sy’n gweithio gyda Adnodd ar y strwythur staffio.

Cadarnhaodd pob cyfarwyddwr nad oedd ganddynt unrhyw ddiddordeb uniongyrchol nac anuniongyrchol mewn unrhyw ffordd yn y trefniadau arfaethedig i’w hystyried yn y cyfarfod yr oedd yn ofynnol iddynt i’w datgelu o dan adran 177 o Ddeddf Cwmnïau.

Nododd EG y byddai AE a ER yn gadael y cyfarfod yn ystod y drafodaeth ar bwynt 7 yr agenda – strwythur staffio, er mwyn osgoi unrhyw wrthdaro buddiannau posib.

Cytunwyd bod y cofnodion yn adlewyrchiad teg a chywir o’r cyfarfod.

Adroddiad cynnydd

Rhannwyd papur yn amlinellu cynnydd yn erbyn y Cynllun Gweithredol ar gyfer Ionawr 2023 a Mawrth 2024 o flaen llaw i’r cyfarfod.

Rhoddwyd crynodeb o’r prif bwyntiau:

• ARAC wedi cwrdd ar 3 Mawrth.
• Cytundeb wedi’i arwyddo gyda chwmni Azets.
• Cadarnhad bod Adnodd yn derbyn gollyngiad (dispensation) gan LLC o gael archwiliad allanol ar gyfer BA2023/24.

Ymgysylltu a chyfathrebu

Erthygl TES wedi codi ymwybyddiaeth.

Mae gwaith ymgysylltu yn parhau, nifer o sgyrsiau a chyfarfodydd yn mynd rhagddynt sy’n rhoi dealltwriaeth i’r tîm gweithredol o’r math o adnoddau sydd yn debygol o allu cael eu ac y bydd eu hangen.

Mae Four Cymru yn gweithio ar naratif corfforaethol a chrynodeb gweithredol o waith ymgysylltu Miller. Bydd y tîm gweithredol yn rhannu allbwn hyn gyda’r Bwrdd wedi’r Pasg. Bydd hefyd yn bosib clymu hyn i ddatganiad gan Weinidog Addysg newydd.

Cadarnhawyd fod cytundeb Curshaw wedi ei ymestyn yn swyddogol am 6 mis. Roedd y Bwrdd wedi cytuno i’r penderfyniad tu allan i gyfarfod.

Recriwtio Rheolwr Busnes – cyfweld 5 ymgeisydd ar 21/3/24.

Amlinellwyd y prif heriau, gyda sylw pellach i rhain yn ystod y cyfarfod:

Cyllideb – llythyr nawdd gan LLC heb ei dderbyn eto ond mae’r tîm gweithredol wedi gweld drafft cynnar ac wedi cynnig nifer o sylwadau manwl.

Mae costau rhedeg ar gyfer BA2024/25 yn gymharol uchel gan ein bod yn parhau i fod yn dibynnu’n drwm ar ddarparwyr allanol i sefydlu Adnodd.

Bydd y gyllideb ar gyfer y cytundebau a’r grantiau caiff eu trosglwyddo o LlC yn dod o gyllideb craidd Adnodd. Ar hyn o bryd, mae hyd at £820,000 wedi ei neilltuo ar gyfer y cytundebau hyn.

Eglurwyd bod £500,000 o’r gyllideb a neilltuwyd ar gyfer grant posib i CBAC, a bod gwaith pellach i’w wneud i gytuno cwmpas y grant yma cyn iddo gael ei drosglwyddo.

TAW: Mae trafodaethau yn parhau gyda LlC ynglŷn â sicrhau eithriad i Adnodd fel corff hyd braich LlC sy’n cyflawni rhai swyddogaethau ar ei ran.

Cadarnhawyd y bydd rhaid i’r Bwrdd gytuno cyfrifon a datganiad llywodraethiant ffurfiol ar gyfer BA23/24. Fodd bynnag, ni fydd angen i’r rhain gael eu harchwilio’n allanol.

Nodwyd y byddai’n fanteisiol yn y dyfodol pe bai’r adroddiad cyllid i’r Bwrdd yn gwahaniaethu gliriach rhwng comisiynau wedi eu hetifeddu gan LLC a’r rheini mae Adnodd wedi eu comisiynu.

O ran adnoddau ar gyfer TGAU newydd, nododd EG ei fod mewn trafodaethau cyson gyda Chyfarwyddwr Addysg LLC am y posibilrwydd o ryddhau arian ychwanegol yn ystod y flwyddyn ariannol. Bydd angen cydweithio’n agos gyda CBAC er mwyn llunio achos busnes effeithiol am gyllideb ychwanegol os fydd y cyfle yn codi.

Nodwyd bod Adnodd yn gweithio i amserlen dynn ble bydd angen i’r adnoddau yma gael eu cyhoeddi erbyn Medi 2025. Nodwyd bod hyn yn risg nid yn unig i Adnodd ond hefyd i LLC ac i CBAC. Risg arall yw nad ydym yn gwybod eto os bydd y Gymraeg ac Addysg yn aros o fewn yr un portffolio Gweinidogol ac o bosib y bydd angen adrodd i ddau Ysgrifennydd Cabinet ar y gwaith yma maes o law.

Gweithred: Diweddaru’r gofrestr risg.

Nodwyd bod tîm gweithredol Adnodd wedi rhoi sylwadau ar ddrafft cynnar o’r Llythyr Ariannu gan LLC, ond nid oedd copi wedi ei rannu gyda’r Bwrdd gan y bydd angen ailddrafftio sylweddol ar y llythyr.

Trafodwyd fod y tanwariant gaiff ei nodi yn yr adroddiad cyllid o bosib yn risg i enw da Adnodd, pwysig felly bod y naratif yn yr adroddiad blynyddol yn egluro’r rhesymau amdano, yn ogystal a nodi’r gwerth a gafwyd o’r gwariant a welwyd.

Rhoddwyd adborth ar sut caiff y wybodaeth yn yr adroddiad cyllid ei gyflwyno.

Nodwyd fod costau rhai o’r cytundebau ar gyfer gwasanaethau corfforaethol yn gymharol uchel: cyfrifyddu, caffael a gwasanaethau AD.  Awgrymwyd y gallai gwerthusiad o’r cytundebau cynnar hyn fod yn werth ystyried.

Eglurwyd bod y costau arfaethedig wedi eu hamcangyfrif yn garcus, gan nodi uchafswm gwerth y cytundebau sydd yn eu lle, ac y bydd unrhyw danwariant yn erbyn y costau yma yn cael ei ryddhau yn ôl i’r rhaglen gomisiynu.

Mewn perthynas a’r Mandad Banc, cytunodd y Bwrdd i gymeradwyo mewn egwyddor yr angen am gyfyngiadau priodol ar gyfer awdurdodi taliadau, gan nodi’r bwriad i’r tîm gweithredol ac Azets i barhau i ddatblygu’r polisi cyllid llawn a’i rannu gyda’r Bwrdd maes o law.

Cytunodd y Bwrdd y gellid greu is-grŵp o’r Bwrdd i ddatblygu syniadau cynnar ar gyfer gosod strategaeth ac adrodd yn ôl i’r Bwrdd gydag ystyriaethau ac awgrymiadau – gan gydnabod mai mater i’r Bwrdd llawn fydd cytuno’r strategaeth ei hun.

Cytunwyd y byddai’r aelodau canlynol yn eistedd ar y pwyllgor ARAC: MG (Cadeirydd), NW, HJ a LT. Bydd EG yn mynychu’r pwyllgor fel Prif Weithredwr ac fel Swyddog cyfrifo, yn hytrach nag yn rhinwedd ei rôl fel aelod o’r Bwrdd.

Cytunwyd y dylid rhannu cyfarfodydd ARAC yn ddau ran: ARAC (craffu) ac yna gwasanaethau corfforaethol. Ac i gadw at yr amserlen o gyfarfodydd ARAC sydd eisoes wedi’u cytuno. Bydd felly angen adolygu cylch gorchwyl ARAC gyda Cadeirydd y Pwyllgor a  Chadeirydd y Bwrdd.

Gweithred: Adolygu cylch gorchwyl ARAC.

Cafwyd diweddariad ar lafar gan Gadeirydd y Pwyllgor.

Caiff cofnodion cyfarfod 3 Mawrth eu cylchredeg maes o law.

Prif bwyntiau a drafodwyd:

• Cynllun gwaith y pwyllgor ar gyfer 2024/25 wedi’i gytuno.
• Rhestr o bolisïau wedi’i ystyried a’r bylchau wedi’u nodi.
• Curshaw wedi rhoi cyflwyniad ac wedi cytuno ar ddulliau o reoli a monitro’r cytundeb.

1. Strwythurau staff a chyflogau a chynllun recriwtio

Cyflwynodd NB ac EG y cynigion ar gyfer:

• Strwythur staff Adnodd
• Cynllun recriwtio cymalog er mwyn rheoli twf a gwariant ym mlynyddoedd cynnar y cwmni.

Strwythur cyflogau arfaethedig

• Strwythur staff

Cytunwyd y dylid edrych eto ar swydd y Rheolwr Busnes arfaethedig i sicrhau fod deiliad y swydd yn meddu ar gymhwysedd brofedig o reoli a chynllunio cyllideb yn strategol ac ar amgyffrediad masnachol craff. Byddai’n werth nodi hefyd fod meddu ar gymhwyster cyfrifyddiaeth briodol yn hynod ddymunol ar gyfer y rôl. Trafodwyd yr angen i ddeiliad y swydd allu arwain ar strategaeth gyllidol y cwmni, sicrhau caffael effeithiol a rheolaeth dynn o ddarparwyr gwasanaethau corfforaethol, sicrhau llywodraethiant y cwmni, a sicrhau fod gweithdrefnau ar gyfer comisiynu yn effeithlon ac yn sicrhau gwerth am arian yn ogystal a chydymffurfiaeth statudol.

Cytunwyd y gallai rôl y Rheolwr Busnes gael ei disgrifio fel ‘Pennaeth Gwasanaethau Corfforaethol’ a’i gosod ar radd 5 o’r strwythur cyflog pe bai’r gwaith meincnodi ar ofynion uwch y swydd yn cadarnhau hynny.

Dylid ystyried os dylai’r rheolwr cyfathrebu adrodd i’r pennaeth corfforaethol, yn hytrach na’r Prif Weithredwr, gan nodi y gallai hyn greu uwch dîm rheoli effeithiol o dri er mwyn cynnig arweiniad clir i’r cwmni.

Cytunodd y Bwrdd fod y strwythur yn cynnig sail briodol i fwrw ymlaen gyda’r cylch cyntaf o recriwtio staff.

• Cynllun recriwtio

Trafodwyd sut gallai’r cynllun recriwtio effeithio ar staff presennol Adnodd sydd ar secondiad o Lywodraeth Cymru, gan nodi’r angen i gyfathrebu y goblygiadau posib gyda hwythau yn agored, yn glir ac yn amserol.

Cytunwyd y dylid cynnwys ail swydd Rheolwr Comisiynu ac Ansawdd o fewn y cylch cyntaf o recriwtio, fel swydd llawn neu ran amser.

Ar gyfer pob swydd, dylai’r hysbyseb nodi’n glir ein parodrwydd i drafod ac ystyried patrymau gwaith hyblyg o fewn cyd-destun gofynion y swydd.

Gyda’r ychwanegiad o rôl Rheolwr Comisiynu ac Ansawdd rhan amser ychwanegol, cytunodd y Bwrdd gyda’r camau nesaf wedi eu nodi yn y papur ar gyfer recriwtio a penodi y cylch cyntaf o staff.

• Strwythur Cyflogau

Nodwyd y byddai graddfa gyflog 4 pwynt yn unol gyda’r cynnig yn debygol o apelio i staff ac o gael ei weld fel trefniant syml a theg. Mewn corff bach, bydd llai o gyfleoedd i staff symud fyny drwy’r strwythur, felly strwythur cyflog raddedig yn debygol o gael ei weld fel ffordd deg o gydnabod ymrwymiad a phrofiad cynyddol staff.

Cytunodd y Bwrdd i fabwysiadu y strwythur cyflog arfaethedig.

Cytunwyd y bydd angen i’r polisi rheoli perfformiad wneud hi’n glir beth fydd y berthynas rhwng perfformio’n effeithiol a dringo’r raddfa gyflog.

2. Telerau ac amodau gwaith

Cyflwynwyd papur ac atodiad yn rhestru y telerau ac amodau arfaethedig. Nodwyd yr angen am benderfyniad pendant ar gyfer hysbysebu swyddi, ac am arweiniad ar faterion byddai’n llywio datblygiad polisïau fydd yn cael eu datblygu mewn pryd i’r Bwrdd gael ystyried ym mis Mehefin.

Cytunodd aelodau’r Bwrdd i’r cynigion yn yr atodiad.

Rheoli perfformiad aelodau’r Bwrdd angen ei gynnal. Tîm gweithredol i wneud trefniadau.

Offer TG – gliniaduron. Tîm gweithredol yn awyddus i aelodau’r Bwrdd ddychwelyd eu gliniaduron pe bae’n well ganddynt ddefnyddio dyfeisiau eu hunain. Aelodau i roi gwybod i’r tîm gweithredol o’i penderfyniad.

Y Bwrdd wedi trafod estyn gwahoddiad i LlC fynychu cyfarfodydd Bwrdd. Cytunwyd y bydd gwahoddiad agored yn cael ei anfon at y tîm nawdd yn LlC i fynychu cyfarfodydd y Bwrdd yn y dyfodol. Pe bae angen gellid cael materion caeedig fel y bo’n briodol.