Cyfarfod Bwrdd Adnodd: 23 Mai 2023

• Gethin Davies, Cadeirydd(GD)
• Nicola Wood (NW)
• Huw Jones (HJ)
• Lesley Bush (LB)
• Ann Evans (AE)
• Elliw Roberts (ER)
• Sioned Roberts (SR)
• Bethan Webb, Llywodraeth Cymru (BW)

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan Lucy Thomas.

Pawb – papur yn ymwneud â Thrafnidiaeth a Chynhaliaeth.

Cytunwyd bod y cofnodion yn adlewyrchiad teg a chywir o’r cyfarfod.

Cofnodion – cytunwyd yn gyffredinol i beidio ag enwi aelodau’r bwrdd oni bai yn berthnasol, er enghraifft i ddatganiad o fuddiant

Taliadau aelodau – taliadau wedi eu gwneud heb ddidynnu yn awtomatig ar gyfer treth ac YG. Aelodau perthnasol i ad-dalu ac ail gyflwyno gyda ffurflenni cywir.

Pwyntiau gweithredu:

• Cylchredeg ffurflen hawlio ar ôl y cyfarfod.
• Datblygu’r canllaw Treuliau a Chynhaliaeth ymhellach, i gyfeirio at hawlio amser darllen, teithio ayb.
• Protocol defnydd gliniaduron – wedi ei ddrafftio ond yn aros cadarnhad gan Hwb ar ambell fater. I’w gylchredeg pan yn derfynol.

Cyfathrebu ac ymgysylltu

Gwaith yn parhau gyda Four Cymru i baratoi ar gyfer Eisteddfod yr Urdd.  Bydd sesiwn holi ac ateb gyda’r cadeirydd yn cael ei gynnal dydd Gwener 2 o Fehefin yn stondin Llywodraeth Cymru.

Mae gwaith paratoi ar gyfer ymgysylltu gyda rhanddeiliaid yn parhau. Mae cyfrifon cyfryngau cymdeithasol wedi eu creu a byddant yn fyw yn fuan.

Nododd rhai aelodau eu bod wedi derbyn ymholiadau drwy eu cyfrifon cyfryngau cymdeithasol.  Cytunwyd y dylid eu hanfon at y Tîm Gweithredol i’w cofnodi ag i ymateb.

Bancio

Gofynnwyd am gytundeb y Bwrdd i gael mynediad at gyfrif banc Adnodd drwy Bankline. Mae’r ffurflen ar-lein yn gofyn am gydsyniad y Bwrdd. Nodwyd mai’r llofnodwyr sydd ar y cyfrif ar hyn o bryd yw Swyddog Cyfrifo Adnodd (OL), Cyfarwyddwr Cyllid Llywodraeth Cymru, ac aelodau Tîm Gweithredol Adnodd.

Cytunodd y Bwrdd i ganiatáu mynediad ar-lein i’r cyfrif.

Gofynnwyd am derfynau cymeradwyo a dirprwyo. Dywedodd BW mai Llywodraeth Cymru fydd yn gosod y rhain mewn cytundeb gyda’r Swyddog Cyfrifo tan bydd Prif Weithredwr mewn lle.

Rhannwyd bapur amlinellol cyn y cyfarfod.

Nodwyd bod nifer o bwyntiau y gellid eu cymryd o’r papur sgopio Adnoddau Dynol a’u ymgorffori yn y cynllun busnes.

Roedd aelodau yn pryderu nad oedd cyfle wedi bod i drafod a chytuno ar werthoedd Adnodd.

Drafft terfynol i’w anfon at Llywodraeth Cymru erbyn 30 Mehefin.

Bydd y Tîm Gweithredol yn rhannu fersiwn ar OneDrive gyda’r aelodau fel bod modd cynnig sylwadau.

Cytunwyd y bydd angen cyfarfod ychwanegol i drafod y Cynllun eto yn dilyn sylwadau a drafftio pellach.

Tîm Gweithredol i bennu dyddiad sy’n gyfleus i’r mwyafrif er mwyn trafod y Cynllun Busnes.

Nodwyd fod y ddogfen yma’n un ‘byw’ sy’n cael ei diweddaru’n goson. Mae’n ddogfen weithredol sy’n cael ei rhannu er mwyn i’r Bwrdd gael blas ar y gwaith sydd angen ei gwblhau.

Tîm Gweithredol yn nodi mai trosolwg sydd yma, gan nad yw costau rhai elfennau yn glir ar hyn o bryd.

Nodwyd y gall y gyllideb ar gyfer meysydd unigol amrywio.  Ar hyn o bryd mae’r gwariant mwyaf ar gyfer costau recriwtio a staffio, a sefydlu system gyllid a chaffael.

Unwaith bydd y cwmni yn gwbl weithredol, cynigiwyd y byddai’r Bwrdd llawn yn cytuno’r gyllideb ar ddechrau’r flwyddyn ariannol ac y byddai Pwyllgorau’r Bwrdd yn monitro gwariant a gweithgarwch yn  ystod y flwyddyn yn erbyn yr hyn a gytunwyd.

Mae’r Tîm Gweithredol wedi ceisio a derbyn cyngor gan gyrff hyd braich tebyg o ran sefydlu gweithdrefnau. Cyflwynodd CDPS y Tîm i gwmni Curshaw, sydd ar Fframwaith Gwasanaethau Masnachol y Goron ac  sydd wedi cefnogi CDPS i ymsefydlu dros y ddwy flynedd ddiwethaf.

Mae’r Tîm Gweithredol wedi trafod anghenion Adnodd o ran prosesau a systemau caffael, cyllid a model comisiynu gyda Curshaw yn ddiweddar. Mae Curshaw wedi cyflwyno cynnig a chostau i Adnodd eu hystyried.

Cwestiynodd y Bwrdd a ddylid profi’r farchnad a thrafodwyd y risgiau o gytundebu/peidio cytundebu gyda Curshaw.

Cytunwyd i ofyn i Curshaw wneud cyflwyniad i’r Bwrdd.

Tîm Gweithredol i rannu dogfennaeth y Fframwaith gydag aelodau’r Bwrdd.

Tîm Partneriaeth i drafod y cynnig gyda’r Swyddog Cyfrifo a chael barn ar y posibilrwydd o ddyfarniad  uniongyrchol i gyflenwr.

Nododd GD ei fod wedi cyfarfod Pennaeth Addysg BBC Cymru sydd yn awyddus i gydweithio a rhannu eu bwriadau o ran adnoddau.  Cytunwyd i gael cyfarfodydd rheolaidd i rannu gwybodaeth a hwyluso unrhyw gydweithio.  Mae’r BBC yn awyddus i hyrwyddo awduron o Gymru ac yn gallu cyfrannu at CiG. Mae cylch gwaith y BBC yn cwmpasu addysg gynradd ac uwchradd, a dim yn ymwneud â’r sector ôl-16. Cytunodd SR i hwyluso cyfarfod pellach gyda GD.

Cafwyd drafodaeth o’r hyfforddiant a gynhaliwyd ar y diwrnod blaenorol (22 Mai) gan gytuno ei fod yn hyfforddiant cynhwysfawr a gwerthfawr.

Nodwyd bod angen paratoi Cod Ymddygiad (yn cynnwys cyfeiriad at gyfryngau cymdeithasol) ar gyfer y Bwrdd, ynghyd a pholisïau Chwythu’r Chwiban a Chwynion.

Cytunwyd i benodi HJ yn is-gadeirydd.

Comisiynwyd y papur sgopio ar anghenion adnoddau dyno gan LlC. Nodwyd bod rhai o’r argymhellion ynddo yn faterion i’r Prif Weithredwr benderfynu arnynt yn dilyn penodiad.

Nodwyd y byddai angen i Adnodd gytundebu gyda’r ymgynghorydd i fwrw mlaen gyda’r broses o benodi Prif Weithredwr.

Cytunodd y Bwrdd i nodi’r camau i’w cymryd o’r papur hwn.

Mae LlC yn aros am farn o Swyddfa’r Cabinet yn Whitehall i weld a fyddai’r Prif Weithredwr yn gallu derbyn pensiwn y gwasanaeth sifil. Nodwyd fod diffyg eglurder o ran pensiwn y Prif Weithredwr yn achosi oedi yn y gwaith o recriwtio.

Nodwyd bod angen aelod gydag arbenigedd ariannol ar y Bwrdd. Cynigiodd BW y gallai Tîm Archwilio LlC gynnig cymorth ar sut i benodi aelod dros dro gyda’r arbenigedd gofynnol.

Tîm Gweithredol i geisio cyngor gan Dîm Archwilio LlC ar benodi aelod Bwrdd dros dro gydag arbenigedd gyllidol.

Cytunwyd i ddrafftio cylchoedd gorchwyl a gyfer pwyllgorau’r Bwrdd – gellir edrych ar rai sy’n bodoli’n barod gan gwmnïau eraill.

Gadawodd NW y cyfarfod am 12pm.

Gan na fydd Pwyllgor Cyllid penderfynwyd symud aelodau o gwmpas fel bod LB ar y Pwyllgor Tâl yn lle NW, gan olygu bod NW yn eistedd ar y Pwyllgor Archwilio, Risg a Sicrwydd (ARAC) yn unig.  Yn ei habsenoldeb enwebwyd NW fel Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio gan HJ. Bydd rhaid cadarnhau a ydy NW yn fodlon derbyn y rôl hon.

Penderfynwyd byddai GD yn cadeirio’r Pwyllgor Tâl.

Nododd BW mai OL, fel y Swyddog Cyfrifo ydy’r Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth (SIRO) dros dro ar gyfer Adnodd, y Prif Weithredwr fydd gyda’r cyfrifoldeb hwn maes o law.

Cytunwyd i drefnu cyfarfod Bwrdd mewn person yn hwyrach yn y flwyddyn ac i edrych ar y posibilrwydd o ddefnyddio swyddfeydd/ystafelloedd cyfarfod LlC.