Cyfarfod Bwrdd Adnodd: 24 Tachwedd 2023

• Gethin Davies, Cadeirydd
• Lesley Bush (LB)
• Sioned Roberts (SR)
• Lucy Thomas (LT)
• Nicola Wood (NW)
• Huw Jones (HJ)
• Ann Evans (AE)
• Emyr George (EG)
• Elliw Roberts (ER)

Croesawyd EG i’r cyfarfod Bwrdd fel arsylwr cyn iddo ymgymryd â’i rôl ym mis Ionawr.

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan Bethan Webb ac Owain Lloyd, Llywodraeth Cymru.

Dim.

Cytunwyd bod y cofnodion yn adlewyrchiad teg a chywir o’r cyfarfod.

Cafwyd gair o gyflwyniad gan Emyr George a fydd yn cychwyn yn ei swydd  fel Prif Weithredwr ar 8 Ionawr 2024.

Rhannwyd papur yn amlinellu cynnydd yn erbyn y cynllun gweithredol rhwng 1 Gorffennaf a 15 Tachwedd o flaen llaw i’r cyfarfod.

Rhoddwyd diweddariad pellach ar y materion canlynol.

Caffael

• Bydd cytundeb ar gyfer yswiriant proffesiynol, cyhoeddus a chyflogwr mewn lle o Ionawr 2024.
• Mae gwaith yn mynd rhagddo i sicrhau gwasanaethau cyfreithiol, cyfieithu ac archwilio mewnol.
• Mae gwaith caffael ar y gweill ar gwasanaethau cyllid, cyflogres ac AD.
• Bydd gwaith o ddatblygu strategaeth fasnachol yn dechrau yn Ionawr.

Rhagolwg ariannol

• Nodwyd y bydd tanwariant o tua £500,000.  Bydd y cyllid yma yn cael ei ddychwelyd i Lywodraeth Cymru ac yn cael ei ddefnyddio i dalu am brosiectau comisiynu adnoddau sydd eisoes wedi eu dyfarnu.
• Bydd tua saith o’r prosiectau hirdymor hyn yn trosglwyddo i Adnodd o Ebrill 2024.

Gwaith ymgysylltu:

• Mae Miller Research wedi cyflwyno adroddiad drafft o’i ymchwil i’r tirwedd adnoddau. Bydd y Tîm Gweithredol yn defnyddio’r canfyddiadau i ddatblygu model comisiynu.
• Holodd y Bwrdd am y niferoedd y isel o ddilynwyr ar y cyfryngau cymdeithasol. Eglurwyd nad oes llawer i’w rannu ar hyn o bryd gan bod hi’n ddyddiau cynnar ar Adnodd ond y bydd mwy o waith yn cael ei wneud gyda’n partner cyfathrebu yn y flwyddyn newydd i godi proffil Adnodd.

Cofrestr Risg:

• Cytunwyd i adio parhad staff wedi eu secondio o Ebrill ymlaen i’r gofrestr risg
• Cytunodd y Cadeirydd i ysgrifennu at Lywodraeth Cymru i ofyn am estyniad i’r cytundebau secondiad hyd at 31 Mawrth 2025.
• Trafodwyd yr ansicrwydd o ran trefniadau pensiwn Adnodd a cytunwyd i nodi hyn ar y gofrestr risg.

Adroddodd y Tîm Gweithredol ei fod wedi adnabod a chyfarfod gydag unigolyn

cymwys oedd yn meddu ar brofiad, sgiliau a chymwysterau priodol i fod yn Gadeirydd y Pwyllgor ARAC dros dro.  Byddent yn fodlon i gael eu cyfethol i’r Bwrdd am gyfnod penodol o amser hyd nes y bydd Llywodraeth Cymru wedi ymgymryd â phroses penodiadau cyhoeddus i lenwi’r sedd wag ar y Bwrdd.

Er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth lawn â Dogfen Fframwaith Adnodd, cytunodd y Tîm Gweithredol i archwilio a gofyn am gyngor cyfreithiol i weld p’un ai ellid cyfethol person fel aelod o’r Bwrdd am gyfnod penodol, gyda chydsyniad ysgrifenedig Llywodraeth Cymru fel Gwarantwr Adnodd.

Yn amodol ar dderbyn cyngor cyfreithiol boddhaol, cymeradwyodd y Bwrdd yr argymhelliad i gyfethol Mair Gwynant am gyfnod penodedig fel Cadeirydd dros dro y Pwyllgor ARAC.

Nodwyd y dylid sicrhau llais i Adnodd yn y broses recriwtio a phenodi aelodau i’r Bwrdd.  Cytunwyd i argymell i Llywodraeth Cymru bod  Cadeirydd Adnodd yn rhan o’r broses.

Cytunwyd y byddai GD yn ysgrifennu llythyr at Lywodraeth Cymru i nodi’r gwersi a ddysgwyd yn ystod y broses o sefydlu’r cwmni.

Cytunwyd y dylai gylch gorchwyl y Bwrdd gynnwys cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant. Cytunwyd y dylid casglu ystadegau cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant Adnodd i’w cynnwys yn adroddiad blynyddol cyntaf y cwmni.

Yn amodol ar ganiatâd ysgrifenedig y Gweinidog, roedd y Bwrdd yn gytûn i amrywio Erthyglau’r Cwmni a chynyddu nifer yr aelodau i uchafswm o 8.

Cytunwyd bod angen cynnwys cyfeiriad at amserlen adolygu’r polisïau.

Cymeradwyodd y Bwrdd y polisïau canlynol (fersiynau Saesneg):

• Code of conduct
• Conflict of interest; declaring potential conflict of interest instructions; declaration of interest form;
• Whistleblowing policy
• Grievance policy
• Data protection
• Privacy Notice
• ICT acceptable use policy
• Fees, Travel and Subsistence
• Cylch Gorchwyl – Bwrdd
• Cylch Gorchwyl – ARAC

Cytunwyd y bydd aelodau yn rhoi sylwadau terfynol ar Gylch Gorchwyl y Pwyllgor Cyllid ac AD, ac ar y polisi Iaith Gymraeg a’r polisi Cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant erbyn 8/12/23.

Nododd y pwyllgor yr heriau cynhenid o gaffael gwasanaethau corfforaethol i gwmnïau bach fel Adnodd. Mae yna her benodol o ran caffael gwasanaeth archwilio mewnol, gan fod yr unig gyflenwr sydd wedi cynnig am y gwaith hefyd yn debygol o drio am y cytundeb (gwerth uwch) cyllid a chyflogres i Adnodd a fyddai’n ei rwystro thag gwneud y gwaith archwilio mewnol .

Cytunwyd y dylid blaenoriaethu caffael gwasanaeth cyllid a chyflogres am y tro, a thrafod yr amserlen ar gyfer caffael gwasanaeth archwilio gyda Cadeirydd ARAC.  Nododd y Tîm Gweithredol mai dyma hefyd oedd cyngor Archwilio Cymru ar y mater mewn cyfarfod cychwynnol diweddar.

Roedd y Bwrdd yn gytûn i beidio â dyfarnu cytundeb archwilio mewnol am y tro hyd nes bydd gwasanaeth cyllid a chyflogres wedi’i gaffael.

Roedd Azets wedi paratoi cyfrifon cwmni segur ar gyfer Adnodd am y cyfnod Gorffennaf 2022 – 31 Mawrth 2023.  Yn sgil cyngor Llywodraeth Cymru bydd blwyddyn ariannol Adnodd yn newid i gyd fynd â blwyddyn ariannol Llywodraeth Cymru (1 Ebrill – 31 Mawrth).

Dylid gwirio’r nifer y cyflogai a fynegir yn y cyfrifon er mwyn cadarnhau a ydy aelodau’r Bwrdd yn cael eu hystyried fel staff i’r diben hwn.  Roedd y  Bwrdd yn fodlon i gymeradwyo’r dogfennau, yn amodol ar cadarnhad gan Azets o’r mater hwn, iddynt gael eu ffeilio gyda Thŷ’r Cwmnïau.

Cytunwyd i baratoi blaen-raglen i’w gyflwyno yn y cyfarfod Bwrdd nesaf.